V současné ekonomické situaci může i jediná nezaplacená faktura rychle narušit vaše podnikání, vážně ohrozit tok hotovosti a dokonce ohrozit životaschopnost vaší společnosti. Vymáhání pohledávek je pro firmy strategickou pákou, jak se chránit před opožděnými platbami a platební neschopností. Podívejte se na naše tipy, jak efektivně spravovat pohledávky dříve, než se z nich stanou nedobytné pohledávky.
Delší lhůty splatnosti, častější zpoždění a rostoucí objemy (a částky) nezaplacených faktur. V roce 2024 zůstává poskytování platebních podmínek rozšířenou praxí ve většině zemí světa. A to z dobrého důvodu: B2B úvěr je hlavním zdrojem financování obchodu. V současné době se 85 % společností potýká s nezaplacenými fakturami, a to bez ohledu na jejich velikost nebo odvětví. Nesplácení faktur, které představuje 25 % obchodních neúspěchů, může mít významný dopad na peněžní toky, výsledky a rozvoj podnikání. Všechny tyto faktory činí z vymáhání pohledávek strategický nástroj ochrany vašeho podnikání.
Automatizace preventivních připomínek
Jedná se o jedno z nejjednodušších (a nejlevnějších) opatření, které lze rychle zavést na všech úrovních organizace. Je to jednoduché: stačí z toho udělat zvyk. Před splatností faktury zašlete klientovi telefonicky nebo e-mailem upomínku. Někdy stačí jediná upomínka k vyvolání platby.
Tento kontakt je také způsobem, jak si vybudovat vztah s kupujícím a předvídat případná nedopatření z jeho strany. Pravidelná následná kontrola připomíná vašim klientům jejich povinnosti a zajišťuje otevřenou komunikaci.
zdůrazňuje Joanne Jarreová, manažerka vymáhání pohledávek ve společnosti Coface France.
Tyto následné kontroly jsou obzvláště důležité ze dvou důvodů:
- Lepší pochopení situace dlužníka: pokud dlužník požádá o prodloužení splatnosti, může to znamenat, že má finanční potíže, a může vás to přimět k aktivnějšímu vymáhání dluhů a sledování plateb.
- identifikovat určité spory nebo podněty: to vám dává příležitost, abyste je před fází soudního sporu rychle vyřešili a zajistili co nejrychlejší úhradu dluhů.
Proaktivní řízení a extrémní schopnost reagovat: vaše nová mantra / motto
I ve smírné fázi je klíčem k úspěšnému vymáhání pohledávek rychlé jednání a rychlá reakce! Protože každý den se počítá, není třeba čekat: jakmile je faktura splatná, doporučujeme zahájit řízení o Vymáhání pohledávek.
Nespoléhejte se pouze na vztah důvěry mezi odběratelem a dodavatelem, protože to může vést k ještě většímu zpoždění plateb. Aniž by bylo ohroženo obchodní partnerství, je cílem být v této otázce hyperaktivní a co nejvíce předvídat nezaplacené faktury a prodlení s platbou.
radí Joanne Jarre.
Pečlivě sledujte své dlužníky
To, že je váš klient dlužníkem několik měsíců nebo dokonce let, neznamená, že vám nebude schopen zaplatit během několika dní! Udržujte s ním pravidelný kontakt. V odměřeném, ale častém tempu. Volejte svým dlužníkům a kontrolujte vývoj jejich situace a splácení jejich dluhů. Mějte pochopení a zároveň zůstaňte pevní ve svých očekáváních.
Právě teď nemusí mít dlužník potřebný peněžní tok, ale může se stát, že obdrží platby během téhož týdne, což mu umožní uhradit nesplacený dluh. Tím, že zůstanete v obraze, je cílem být prvním věřitelem, který získá platbu od dlužníka, jakmile budou k dispozici potřebné finanční prostředky.
analyzuje Joanne Jarre.
Interní podpora, dohody o platbách: zaměřte se na řešení!
V této smírné fázi můžete hledat podporu ve své společnosti, například zapojit obchodního zástupce, který má na starosti vašeho klienta-dlužníka, abyste zabránili dalšímu prodlužování dluhu.
To může být užitečné, protože obchodní zástupce může mít jiný přehled o klientské společnosti a jejích aktuálních prioritách, a může vám tak pomoci identifikovat správné kontakty odpovědné za platby dodavatelům.
vysvětluje Joanne Jarre.
Případně můžete zvážit jiné nástroje vyjednávání:
- New order VS old debt: take advantage of new orders from your debtor to secure payment of an old debt.
- Payment agreements: offer your debtor an agreement and a payment schedule in order to find an amicable solution while securing payment.
Zapomeňte na administrativní fobii
Dokumentace, která je často přehlížena, ale přitom je klíčová, je pro rozhodovací orgány nejobtížnější a časově nejnáročnější. Zejména proto, že (správný) případ vymáhání pohledávek není jen o fakturách! Dodací listy, doklady o poskytnutých službách: veškeré úspěšné vymáhání pohledávek se opírá o pečlivou práci při zajišťování řádné dokumentace.
Tyto prvky jsou nesmírně důležité pro prokázání platnosti dluhu a předcházení případným sporům o službu poskytnutou dlužníkem. Z dlouhodobého hlediska a v případě zjednodušeného soudního řízení o vymáhání dluhu je mnohem pravděpodobnější, že dobře zdokumentovaný spis povede k rychlejšímu výkonu rozhodnutí.
upozorňuje Joanne Jarre.
Správně: buďte formální
Pokud na vaše neformální snahy nereaguje, zaujměte vůči dlužníkovi formální postoj. Uveďte svůj záměr podniknout právní kroky (nejlépe doporučeným dopisem s doručenkou) v případě nezaplacení faktur ve stanovené lhůtě a penále z prodlení.
Dopisy zasílané přímo vašim klientům, jako je například výzva, mají významný vliv na výsledek procesu vymáhání pohledávek. Tyto oficiální dokumenty připomínají klientovi jeho závazky a vaši ochotu podniknout právní kroky v případě nezaplacení. Pokud jste stále neobdrželi platbu za fakturu, máte k dispozici další možnosti, jako je předžalobní výzva,platební rozkaz, zkrácené řízení nebo výzva k zaplacení, které jsou obecně účinné.
Je nezbytné, aby byl veškerý kontakt s dlužníkem formalizován písemně. V obchodním právu lze důkazy poskytnout jakýmkoli způsobem: v případě právního vymáhání pohledávek lze akceptovat dokonce i e-mail.
říká Joanne Jarre.
Tip na závěr: svěřte své nedobytné pohledávky odborníkovi
Jak vidíte, interní vymáhání pohledávek je zdlouhavé, časově náročné, zahrnuje mnoho postupů a specifik, které je třeba zvládnout... bez záruky úspěchu. Navíc čím starší je dluh, tím menší je šance na jeho vymožení.
Jako přední světový hráč v oblasti řízení obchodních úvěrových rizik naše služby vymáhání pohledávek výrazně zvyšují vaše šance na zaplacení. Našich 200 místních odborníků a 250 právních partnerů vymáhá vaše nezaplacené pohledávky ve 190 zemích a díky hluboké znalosti místních trhů, legislativy a platební morálky upřednostňuje smírná řešení. Jako bonus si zachováte vztah se zákazníkem a za tuto službu zaplatíte pouze z vymožených pohledávek!
Objevte naše služby vymáhání pohledávek a obraťte se na naše odborníky nyní.
