Finální sprint do konce finančního roku se rychle blíží a každý den se počítá, pokud jde o zrychlení vašich peněžních příjmů. Díky odborným radám společnosti Coface a postřehům našich klientů se dozvíte, jak se zaměřit na nedobytné pohledávky, zvládnout stárnoucí zůstatek, mobilizovat své týmy a využít digitální řešení pro vymáhání pohledávek, abyste zvýšili svůj výkon a zajistili si peněžní tok před 31. prosincem.
Proč je rovnováha stárnutí strategickým nástrojem ke zlepšení cash flow
Vzhledem k ekonomickému prostředí charakterizovanému vysokou mírou ztrát, pokračujícím nárůstem opožděných plateb a zrychlující se insolvencí nyní společnosti naléhavě hledají řešení, jak ochránit svůj cash flow a efektivněji řídit obchodní rizika spojená s klienty a dodavateli.
V současné době je 25 % bankrotů společností přímo spojeno s neuhrazenými dluhy. Vzhledem k této přímé hrozbě pro jejich cash flow je pro rozhodovací orgány prioritou být dostatečně vybaveni, aby mohli včas inkasovat peníze. Za těmito neuhrazenými fakturami však často stojí špatné využívání klíčového nástroje: stáří pohledávek. Tento nástroj poskytuje jasný a dynamický přehled o budoucích cash flow, podrobně uvádí pohledávky od zákazníků, dluhy dodavatelů, splatné částky a jejich splatnost.
Příliš často používaná jako jednoduchá účetní tabulka, do které se občas nahlíží při finančních revizích, je ve skutečnosti zůstatek po splatnosti skutečným barometrem stability vašeho cash flow, a tedy i finančního zdraví vaší firmy. Na první pohled můžete vidět, kteří zákazníci mají potíže a pravděpodobně nebudou platit faktury, a předvídat, kterým dodavatelům je třeba zaplatit jako prvním.
Týdenní kontrola zůstatků po splatnosti vám umožňuje téměř v reálném čase odhalit nárůst opožděných plateb od některých zákazníků. Tato přehlednost je zásadní pro předvídání potřeb cash flow, přijímání správných strategických rozhodnutí a efektivní řízení vymáhání pohledávek. Zanedbávání nebo nesprávné používání tohoto nástroje může proto oslabit vaše podnikání a dokonce ohrozit stabilitu vaší společnosti.
Zůstatek stárnutí je jádrem motoru: pokud hotovost nepřichází podle očekávání, může to rychle vést k problémům s cash flow společnosti, která se pak ocitne ve velkých potížích při plnění svých závazků vůči dodavatelům. Tomu říkáme dominový efekt!
Nathalie Paris, ředitel pro pohledávky a vymáhání pohledávek pro Coface Francie, Evropa a západní Afrika.
Stárnoucí zůstatky a nedobytné pohledávky: na co byste měli dbát
Úklid vaší stárnoucí bilance vyžaduje přísnou metodiku a jasně stanovené procesy. Nejde jen o identifikaci zpoždění, ale také o pochopení jejich původu a dopadu na finanční zdraví společnosti.
Prvním krokem je ověřit, zda je každý zaznamenaný dluh skutečný a splatný, a to na základě podpůrných dokumentů: faktur, dodacích listů, dokladů o poskytnutých službách, dopisů a e-mailů. Zkontrolujte, zda neexistují nějaké spory, chyby ve fakturaci nebo duplicity, a vyhledejte všechny nesrovnalosti: ďábel se skrývá v detailech. Případová studie klienta tuto skutečnost dokládá: společnost objevila téměř 1 milion liber nezaplacených dluhů... jednoduše kvůli chybě ve fakturaci! Pravidelné sledování portfolia pohledávek by umožnilo tuto anomálii rychle napravit.
Jakmile budou dluhy ověřeny, stanovte priority pro vymáhání dluhů. Na rozdíl od všeobecného přesvědčení je nejúčinnějším přístupem řešit nejprve nejstarší a největší dluhy, které nejvíce zatěžují váš cash flow, a to tak, že dluhy rozdělíte do tří kategorií:
- Splatné v den D+30
- Splatné v den D+60
- Ty, které jsou splatné v den D+90
Pokud zaznamenáte významný objem pohledávek po splatnosti déle než 90 dnů, je nutné vypracovat akční plán. Pokud tyto pohledávky představují více než 10 % z celkové částky pohledávek, je třeba jednat rychle. A pokud přesahují 15 %, je naléhavě nutné vybavit se řešeními pro vymáhání pohledávek a ochranu před neuhrazenými dluhy.
- Rachid Aoulad Hadj, ředitel prodeje služeb vymáhání pohledávek pro Coface Francie, Evropa a západní Afrika.
Monitoring your aging balance must be based on clear warning signals that allow you to act quickly:
- pokles míry výběru,
- změny kontaktních osob,
- vyjednávání platebních plánů,
- neodpovídání na vaše žádosti a upomínky,
- nárůst počtu stížností.
Tyto „kvalitativní“ signály musí být doplněny „kvantitativními“ signály, které jsou sledovány pomocí dashboardů a ukazatelů, jako jsou DSO (Days Sales Outstanding) nebo CEI (Collection Effectiveness Index), které měří vaši skutečnou schopnost inkasovat hotovost. Pokud váš CEI, který se obvykle pohybuje kolem 90 %, klesne během týdenních nebo měsíčních měření, je to silný varovný signál. Při pečlivém sledování vám tyto ukazatele umožňují předvídat potíže, flexibilně přizpůsobit platební podmínky, zorganizovat vymáhání pohledávek nebo se rozhodnout pro řešení v podobě pojištění obchodních úvěrů.
Včasné upomínky, kodifikace a společné zapojení: rychlé výsledky při implementaci
Pro urychlení přílivu hotovosti je obzvláště účinné zavedení preventivního systému upomínek. Návratnost investic do těchto upomínek však bude záviset na vaší organizaci: váš systém musí být založen na jasných procesech, které jsou sdíleny (a respektovány!) všemi ve společnosti. Předběžné upomínky zasílané před datem splatnosti vám umožňují včas odhalit potenciální spory, zefektivnit cash flow a zabránit blokování plateb na konci roku.
Celkově se rozhodněte pro časově naplánované upomínky přizpůsobené profilu každého zákazníka: malý počet zákazníků ocení upomínku před datem splatnosti, zatímco velká část ji nemá ráda. Paradoxem je, že ti, kteří mají námitky proti preventivním upomínkám, jsou obvykle ti, kteří platí včas. Tento individuální přístup vám umožňuje přizpůsobit proces upomínek tak, abyste jste zajistili cash flow a zároveň zachovali obchodní vztahy. Proto je důležité kodifikovat důvody neuhrazených faktur (problémy s cenou, chybějící položky, nedodání zboží atd.), aby bylo možné lépe zacílit nápravná opatření, ale také zapojit další oddělení ve vaší společnosti do řešení obchodních sporů.
Úspěch vaší strategie vymáhání pohledávek nezávisí pouze na vašich finančních týmech. Zapojení týmů prodeje, zákaznického servisu a dokonce i logistiky je zásadní: každý na své úrovni vztahu se zákazníkem může pomoci odstranit překážky bránící platbě.
Neměli byste čekat až do data splatnosti, abyste poslali upomínku, a pak zjistili, že došlo ke sporu. Jeho vyřešení může trvat měsíce nebo i déle.
„Prostřednictvím následných opatření a systému pro kódování neuhrazených dluhů můžete lépe kvalifikovat a vyčistit své staré zůstatky a například zahájit interní komunikační kampaň s cílem rychle vyřešit spor a co nejrychleji inkasovat hotovost.“ -
Farah Anezot, úvěrový manažer ve skupině JJA Group.
Digitální vymáhání pohledávek a outsourcing: páky pro optimalizaci vašeho výkonu
Automatizace a digitalizace, které nabízejí nové technologie, mění správu obchodních pohledávek. ERP, CRM, řešení pro hodnocení... Ekosystém vymáhání pohledávek se vyvíjí a digitální nástroje jsou nyní nezbytnými spojenci pro zajištění spolehlivosti dat, automatizaci opakujících se úkolů a poskytování detailního 360° pohledu na finanční situaci vaší společnosti:
- ERP (Plánování podnikových zdrojů) Systém vám umožňuje centralizovat vaše finanční toky a automatizovat upomínky, stejně jako automaticky třídit vaše pohledávky podle stáří!
- CRM (Řízení vztahů se zákazníky) je nezbytné pro pochopení obchodního kontextu před kontaktováním zákazníka;
- Řešení pro hodnocení vám pomohou posoudit finanční zdraví vašich protistran a zaměřit vaše kroky na nejbonitnější zákazníky, abyste maximalizovali vymáhání pohledávek.
- Nástroje pro spolupráci, jako jsou platformy pro řešení sporů, usnadňují tok informací a rychlé řešení problémů.
Zkušenosti skupiny JJA, která se nedávno vybavila digitálním nástrojem pro vymáhání pohledávek MyDSO, demonstruje zvýšení efektivity, které umožňuje digitalizace a automatizace procesu vymáhání pohledávek.
Výsledky mluví samy za sebe: společnost zvýšila míru inkasa z 80 % na 90 % za (pouhý!) jeden rok. Kromě provozní výkonnosti tyto nástroje také uvolňují čas pro činnosti s vyšší přidanou hodnotou a zlepšují kvalitu vztahů s klienty.
Čas, který jste dříve věnovali manuálním úkolům, můžete nyní věnovat budování vztahů. Vytvoříte si mnohem silnější vztahy se svými obchodními partnery.
- Farah Anezot, úvěrový manažer ve skupině JJA.
Jako poslední možnost může být předání věci odborníkovi a outsourcing vymáhání pohledávek moudrým krokem, pokud vaše interní opatření dosáhla svých limitů, zejména v případě velkých, složitých nebo mezinárodních portfolií pohledávek. Uznávaná odbornost třetí strany má také okamžitý psychologický účinek na dlužníky.
Svěření vymáhání pohledávek odbornému poskytovateli služeb, jako je Coface, znamená, že se opět stanete prioritou v platebních rozhodnutích dlužníka, zatímco vy se budete moci i nadále soustředit na své podnikání.
- Rachid Aoulad Hadj, ředitel pro vymáhání pohledávek pro Coface Francie, Evropa a západní Afrika.
A konečně, proaktivní řízení stárnoucích pohledávek posiluje důvěryhodnost vaší společnosti při jednání s finančními partnery, jako jsou banky nebo pojišťovny obchodních úvěrů, které vám budou ochotnější poskytnout financování nebo záruky, a to i v napjatých dobách.
Začněte jednat hned teď
Konec finančního roku se rychle blíží a každý den je důležitý, pokud jde o zajištění vašeho cash flow. Nenechte, aby vaše dluhy a stárnoucí zůstatek zpomalily růst vašeho podnikání:
Kontaktujte naše týmy, které posoudí vaše potřeby a představí vám naše řešení v oblasti pojištění obchodních úvěrů a vymáhání pohledávek, přizpůsobená vašemu odvětví a geografické oblasti.
